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Carte carburant : Un outil d’aide à la gestion

vendredi 27 avril 2018, par Guillaume GENESTE, Louis DAUBIN

L’essentiel en 4 points
- 1 La carte carburant permet un suivi précis de la consommation de carburant dans l’entreprise et simplifie la gestion de l’entreprise
- 2 La facturation centralisée associée aux cartes carburant permet des gains important de temps pour les services administratifs de l’entreprise
- 3 Il est possible de paramétrer la carte carburant pour limiter le type de carburant, le nombre d’enlèvement, l’utilisation le week-end, les services…
- 4 Les cartes carburant devraient encore évoluer en intégrant de nouveaux services liés à la mobilité et pourront aussi être remplacées à terme par une application sur smartphone.


Comment évolue la consommation de carburant en France ?

La très grande majorité des véhicules font encore appel aux carburants classiques, les véhicules électriques ne représentant que quelques pourcents du parc global. Comment a évolué la vente de carburant (essence – gazole) en 2017 et sur le début 2018 ; la part de l’essence progresse-t-elle ?

« La part des véhicules diesel neufs a tendance à baisser chez les particuliers. Ce type de motorisation a représenté environ 52 % des immatriculations l’année dernière contre plus de 70 % il y a une dizaine d’années. Cependant, la part des ventes de diesel reste majoritaire chez les professionnels et la baisse est très peu visible. Il faut également prendre en compte l’effet parc, le parc de véhicules français étant encore très orienté diesel. Ces différents éléments font que nous n’avons pas constaté de changements importants au niveau de l’enlèvement des carburants. Cependant, de plus en plus d’entreprises s’intéressent aux « nouvelles » énergies. Nous assistons par exemple au développement des pompes de GNV en station pour répondre aux besoins des VUL et des poids lourds. Et les entreprises sont de plus en plus intéressées par les véhicules électriques et nous demandent à être accompagnées dans leur transition énergétique » explique Blandine Ruty, directrice marketing réseau et cartes pétrolières chez Total.

« Les entreprises appréhendent le choix entre véhicules essence et véhicules diesel de façon pragmatique. En 2017, les entreprises ont beaucoup réfléchi à faire évoluer leur parc, d’autant que l’offre des constructeurs a évolué rapidement. Cependant, les conséquences sur le marché automobile restent encore très faibles aujourd’hui » ajoute Bertrand Lamarche, directeur digital et innovation chez Traxall France. « La récupération de la TVA sur l’essence reste encore trop faible ; l’évolution sera progressive et directement en lien avec l’évolution de la fiscalité pesant sur les carburants » précise Coraline Mourgues, responsable marketing à La Compagnie des Cartes Carburant. « Tout va se jouer dans les prochaines années et sera effectivement en lien avec les nombreuses fiscalités pesant sur les carburants. Le prix des carburants va encore monter du fait de la hausse du prix du baril mais aussi de la TICPE » confirme Blandine Ruty.

« Nous ne constatons pas d’évolution majeure dans la consommation de nos clients ; le gazole reste toujours majoritaire chez les professionnels. Il y a une vraie demande concernant le gaz et l’électricité mais, dans les faits, cela n’a pas encore de conséquence » précise Nicolas Chery, responsable des ventes téléphone de DKV France. « Aujourd’hui, il y a une vraie demande concernant les véhicules électriques même s’ils ne représentent encore qu’un très faible pourcentage, de l’ordre de 0,5 %. Cela étant, il s’agit d’un élément réel ; le vrai problème pour les professionnels, c’est l’approvisionnement » précise Patrick Flamant, directeur commercial et marketing de la Compagnie de l’Arc Atlantique.

« Nous allons assister au développement de places de recharge pour véhicules électriques dans les 3 à 4 années à venir. Le problème des véhicules électriques, c’est le maillage du réseau de recharge même si cela ne concerne que 10 % des charges, 90 % d’entre-elles étant effectuées soit à domicile soit au travail. Pour répondre à cette problématique, nous avons l’objectif de passer d’une cinquantaine de bornes aujourd’hui à 300 d’ici cinq ans, sachant que chaque borne est en capacité d’offrir plusieurs points de recharge » confie Blandine Ruty.

A quoi sert une carte carburant ? Quels avantages en attendre ?

« La carte carburant est avant tout un outil de gestion pour l’entreprise. Le poste carburant est sans aucun doute celui où les coûts de fonctionnement et de gestion sont les plus élevés. Les coûts administratifs liés au pointage et au traitement des notes de frais de carburant sont très importants et généralement sous-estimés ou inconnus par les chefs d’entreprise. Le fonctionnement sous la forme de note de frais impose aussi aux collaborateurs de sortir de l’argent ; les sommes en jeu peuvent devenir très importantes, notamment pour les chauffeurs livreurs utilisant des poids lourds. Enfin, la carte carburant, c’est le contrôle et la maîtrise du poste carburant avec la possibilité offerte de paramétrer à souhait les services associés à cette carte ainsi que la facturation centralisée qui simplifie la gestion quotidienne de l’entreprise » explique Bertrand Lamarche, directeur digital et innovation chez Traxall France.

« Le temps passé et les coûts de gestion sont effectivement sous estimés ou méconnus dans les entreprises. Une flotte d’une douzaine de camions, ce sont des classeurs entiers avec des tickets de carburant à gérer pour le comptable. Sans même parler du calcul de la TVA. Ces coûts cachés ne sont pas assez prix en compte » estime Patrick Flamant, directeur commercial et marketing de la Compagnie de l’Arc Atlantique. « Sans parler des problèmes de récupération de tickets en bon état et lisibles, ce qui n’est pas toujours évident et peut être source de tension dans l’entreprise » sourit Coraline Mourgues, responsable marketing à La Compagnie des Cartes Carburant.

« Dans toutes les entreprises, la gestion du poste carburant entraîne des contraintes administratives. La carte carburant permet une simplification et une amélioration des performances concernant la gestion du poste carburant sachant qu’une très grande majorité des PME ne sont pas équipées d’un logiciel de gestion de flottes. Apporter une amélioration du poste carburant est toujours intéressante étant donné son poids dans le TCO (coût total de détention), environ 20 %. L’entreprise a besoin d’une vision globale de son plan de fonctionnement de son parc de véhicules » précise Blandine Ruty, directrice marketing réseau et cartes pétrolières chez Total.

« Il faut rappeler qu’il est possible de faire « ce que l’on veut » avec les cartes carburant et les affecter à sa guise, en fonction du véhicule, des conducteurs ; il peut aussi y avoir plusieurs conducteurs sur une carte ou plusieurs cartes pour un conducteur ou un véhicule ; tout cela permet de répondre précisément aux attentes des dirigeants et gestionnaires de l’entreprise » ajoute Nicolas Chery, responsable des ventes téléphone de DKV France. « Il est en effet possible de paramétrer les cartes en fonction des besoins précis de l’entreprise » confirme Blandine Ruty. « Chez nous, il est même possible d’ajouter toutes les dépenses professionnelles. Nous proposons en effet une carte qui associe une carte de paiement, en l’occurrence une carte Mastercard, et une carte carburant via des accords sur les carburants. Nous proposons une solution de mobilité et la mobilité, au sens global, ce n’est pas que la voiture. Les formes de mobilités évoluent et sont de plus en plus globales. Nous devons fournir aux entreprises un outil leur permettant de répondre à ces besoins globaux » souligne Patrick Flamant.

« Cela étant, la première demande des entreprises concerne la sécurité, la protection contre les vols et les pertes. D’où l’importance du paramétrage concernant les dépassements financiers ou de quantité enlevée ou encore les comportements considérés comme anormaux » rajoute Blandine Ruty. « Chez nous aussi, il est possible de créer des alertes concernant, par exemple, les doubles prises de carburant. Il faut que les chefs d’entreprise soient attentifs à la gestion des frais des collaborateurs mais, en même temps, ils n’ont pas que ça à faire. D’où l’intérêt du suivi associé à la carte carburant » renchérit Patrick Flamant.

« Les PME apprécient les services « clés en mains » avec les alertes en cas de non-respect des consignes préétablies ; nous mettons aussi à disposition de l’entreprise un rapport de consommations des véhicules, les relevés de TVA etc. Et la carte ira forcément vers les nouveaux carburants » confirme Coraline Mourgues. « Il est aussi possible de bloquer les enlèvements le week-end. Il y a plusieurs niveaux de sécurité ; le premier niveau concerne les encours et le montant mensuel des enlèvements ; le second, concerne les cartes avec des pilotages plus fins des paramètres. Notre objectif est d’amener les dirigeants des entreprises ou les responsables de la comptabilité de l’entreprise à diriger leur flotte avec efficacité » rappelle Nicolas Chery.

« Quelle que soit l’entreprise, elle a des arbitrages à prendre. Nous avons un rôle d’éclaireur et de conseil tout en prenant en compte les contraintes liées aux nouveaux carburants ou les nouvelles pratiques comme l’autopartage » affirme Blandine Ruty. « La carte DKV a un aspect multi-services puisqu’elle permet non seulement le paiement du carburant mais aussi les péages, la récupération de TVA à l’étranger, l’entretien du véhicule grâce à nos accords avec Speedy, Point S et Feu Vert. Beaucoup de PME ne passent pas par la location longue durée ; elles apprécient le choix croissant de prestations que nous proposons. La carte carburant doit être considérée à sa juste valeur, c’est-à-dire en tant que moyen de simplification de la gestion du poste carburant mais aussi comme vecteur d’économies d’échelles avec la disparition des avances de trésorerie » reprend Nicolas Chery.

« Une carte carburant, c’est un maillage national, la simplification des opérations de gestion pour l’entreprise, la possibilité de payer les péages, plus de 1 000 parkings et plus de 1 500 stations de lavage, d’avoir accès à des stations-services en Europe… » résume Blandine Ruty. « Il convient de rappeler que le coût d’une carte carburant est dérisoire par rapport à ses avantages, déjà évoqués à plusieurs reprises. Elle coûte environ 1 euro par mois et permet une économie équivalente à environ trois jours de comptabilité par mois. Il s’agit de gains cachés mais facilement compréhensibles par les chefs d’entreprise » souligne Patrick Flamant. « Le tarif dépend du prestataire et des prestations associées mais reste très abordable ; chez nous, c’est 12 euros par an. En plus des économies au niveau administratif, nous pouvons, chez DKV, orienter nos clients vers les stations-services de la grande distribution, où le carburant est moins cher » renchérit Nicolas Chery.

Les conditions d’accès aux cartes carburant

Quelles sont les conditions à remplir pour avoir accès aux cartes carburants ? Une toute jeune entreprise peut-elle y avoir accès ? « Nous accordons un crédit à l’entreprise. Environ 80 % des contrats sont signés sans dépôt de caution ; les 20 % restant font l’objet d’une étude de solvabilité portant notamment sur les incidents de paiement, les problèmes de gestion antérieurs… Dans certains cas nous demandons une caution partielle » explique Coraline Mourgues, responsable marketing à La Compagnie des Cartes Carburant.

« La carte DKV est ouverte à tous mais avec une analyse comptable de l’entreprise. Nous passons par un assureur crédit pour nous couvrir étant donné que nous sommes dans la gestion du risque financier ; il n’y a pas forcément de caution. S’ils disposent déjà d’une carte carburant d’un autre prestataire qui demande une garantie, nous demandons nous aussi une garantie » expose Nicolas Chery, responsable des ventes téléphone de DKV France.

« En ce qui nous concerne, nous sommes un établissement de paiement. Nous n’exigeons pas de caution ou de dépôt de garantie ; le client alimente un compte qui alimente à son tour la ou les cartes carburant de l’entreprise » sourit Patrick Flamant, directeur commercial et marketing de la Compagnie de l’Arc Atlantique.

« La majorité de nos clients viennent de la carte bancaire. L’idée est, encore une fois, de faciliter et simplifier la vie de l’entreprise. En plus, chez nous, en tant que société allemande, nous facturons hors taxes » souligne Nicolas Chery. « Généralement, nous demandons 10 jours de paiement et un mois d’encours » précise Blandine Ruty, directrice marketing réseau et cartes pétrolières chez Total.

Une consommation minimale ?

Y a-t-il une quantité minimale de carburant définie contractuellement pour pouvoir disposer d’une carte carburant ? « Il n’y a pas de quantité minimale chez nous ; cela étant, les tous petits rouleurs n’ont pas grand intérêt à venir chez nous, de fait, ne viennent pas » explique Nicolas Chery, responsable des ventes téléphone de DKV France. « Certains petits rouleurs viennent chez nous même si nous nous efforçons de pousser le conseil au niveau de la vente ; les faibles litrages ne sont pas toujours intéressants » confirme Coraline Mourgues, responsable marketing à La Compagnie des Cartes Carburant – Carte Carburant Pro Intermarché. « Dans le cas des toutes petites PME ou des artisans, l’avantage administratif l’emporte souvent sur l’aspect financier » précise Nicolas Chery.

Vers la disparition de la carte physique

Dans une époque où les applis sur smartphone de toutes sortes remplacent les services les plus divers, est-il envisageable qu’une appli se substitue, à terme, aux cartes carburant en plastique ?

« Demain, il n’y aura certainement plus de carte physique. Il y aura certainement un développement hybride, au moins au début, avec une dématérialisation en complément de la carte physique. Nous avons de plus en plus de demandes en ce sens et nous devons anticiper ce mouvement. Cela peut aller très vite » affirme Blandine Ruty, directrice marketing réseau et cartes pétrolières chez Total.

« Cela va arriver mais va demander du temps. La dématérialisation d’une carte de paiement, ne représente pas un gros problème. En revanche, le principal écueil, c’est l’acceptation par les utilisateurs de la disparition de la carte, qui rassure. Comment faire si l’appli ne fonctionne pas ou si mon smartphone a un problème ? La carte reste un support intéressant par sa robustesse » souligne Patrick Flamant, directeur commercial et marketing de la Compagnie de l’Arc Atlantique.

« Il existe déjà des systèmes d’acceptation de paiement qui consiste en un code barre collé au dos du smartphone ; un système intéressant pour une phase transitoire » estime Nicolas Chery, responsable des ventes téléphone de DKV France. « Il ne faut pas oublier que tous les collaborateurs d’une entreprise n’ont pas de téléphone fourni par l’entreprise, ce qui limite cette dématérialisation et peut être source, le cas échéant, de problèmes » rappelle Bertrand Lamarche, directeur digital et innovation chez Traxall France. « Il ne faut pas non plus négliger les conditions de sécurité. Mais c’est tout à fait possible, à l’image de ce qui existe avec Open Go pour les parkings » reprend Blandine Ruty.

« Il convient toutefois de différencier les services au sein d’un réseau privatif, comme un réseau de stations-services, qui est facile à appréhender et les services d’un réseau bancaire, beaucoup plus ouvert. Cela nécessite de nombreuses garanties, l’activité est soumise à une autorité de régulation etc. Cela est bien entendu beaucoup plus difficile à mettre en place » affirme Patrick Flamant.

En conclusion

« Nous suivons l’évolution de la mobilité. Notre carte est déjà multiservices et nous proposons un bouquet de prestations adaptées aux déplacements multimodaux avec l’ajout régulier de prestations. Nous avons ainsi ajouté dernièrement la gestion des notes de frais des collaborateurs. Nous allons vers la digitalisation des déplacements professionnels » affirme Patrick Flamant, directeur commercial et marketing de la Compagnie de l’Arc Atlantique.

« Les fondamentaux de la carte carburant sont la centralisation de la facturation et la simplification de la gestion du poste carburant pour l’entreprise. La demande pour ce type de services continue de se développer. Les entreprises se posent beaucoup de questions à propos des véhicules électriques ; une option de la carte carburant Intermarché porte sur la neutralité carbone et la compensation du CO2, une attente de plus en plus forte de certaines entreprises. Nous axons aussi notre politique commerciale sur les conseils afin d’abaisser la consommation de carburant de nos clients ; ces éléments peuvent être utiles pour répondre à certains appels d’offre » explique Coraline Mourgues, responsable marketing à La Compagnie des Cartes Carburant – Carte Carburant Pro Intermarché.

Selon Blandine Ruty, directrice marketing réseau et cartes pétrolières chez Total « Les PME ont besoin de simplifier leur gestion au quotidien. A cela, nous ajoutons des services additionnels. Nous avons développé un véritable outil de gestion des flottes qui permet déjà de gérer les amendes, les notes de frais, de générer des informations vers les conducteurs… Nous devons avoir un rôle d’anticipation et de conseils pour les entreprises dans la gestion environnementale. Notre carte carburant est désormais multi-énergies et multi-services ».

« La carte carburant est avant tout un outil d’optimisation de la gestion administrative du poste carburant. Nous assistons à un développement de prestations et de services qui permettent de faciliter les paiements. La carte carburant est aussi un outil de sécurisation fiscale, un vrai plus pour le chef d’entreprise » rappelle Bertrand Lamarche, directeur digital et innovation chez Traxall France.

Pour Nicolas Chery, responsable des ventes téléphone de DKV France, « la carte carburant est un facilitateur pour l’entreprise dans sa gestion quotidienne. La force de DKV est d’être un réseau multi-pétroliers et qui comprend plus de 3 200 stations-services. Le réseau est multi-énergies - essence, gazole, gaz, électricité – et multi-services – péages, parkings, entretien…-. Nous offrons de la souplesse et de la flexibilité aux entreprises tout en leur mettant à disposition des outils pour gérer leur flotte de véhicules ».

Les participants à notre table ronde
- Blandine Ruty, directrice marketing réseau et cartes pétrolières chez Total
- Coraline Mourgues, responsable marketing à La Compagnie des Cartes Carburant – Carte Carburant Pro Intermarché
- Nicolas Chery, responsable des ventes téléphone de DKV France
- Bertrand Lamarche, directeur digital et innovation chez Traxall France
- Patrick Flamant, directeur commercial et marketing de la Compagnie de l’Arc Atlantique


Comment évolue le nombre de stations-services ?

« Il y a environ 12 000 stations services en France aujourd’hui, dont environ 3 600 aux couleurs de Total. Depuis plus de vingt ans, la grande distribution a développé la vente de carburant qui est devenu le nouveau produit d’appel pour ces enseignes. De nombreuses stations-services, détenues par des indépendants, ne sont pas parvenus à suivre les nouvelles normes de sécurité et environnementales au niveau des cuves. Et beaucoup d’autres ne sont tout simplement pas arrivés à trouver un repreneur » explique Blandine Ruty, directrice marketing réseau et cartes pétrolières chez Total. « Beaucoup de stations services sont effectivement rattachées à des supermarchés. Intermarché représente environ 1 700 stations-services. L’enseigne se positionne après Leclerc et Carrefour sachant que cette dernière enseigne ne dispose pas de carte carburant actuellement. La force de ces réseaux GMS, c’est d’être à proximité des entreprises. L’aspect local et régional est primordial » ajoute Coraline Mourgues, responsable marketing à La Compagnie des Cartes Carburant – Carte Carburant Pro Intermarché. « Le carburant reste avant tout un produit d’appel pour les enseignes de la grande distribution ; la carte carburant que propose certaines enseignes n’est qu’une suite logique de cette démarche » affirme Patrick Flamant, directeur commercial et marketing de la Compagnie de l’Arc Atlantique.


Les services hors carburant

Le paramétrage des cartes carburant permet d’intégrer des prestations autres que la possibilité de faire le plein de son véhicule : lavage, vidange, boutique en station-service… Dans quelle mesure faut-il, ou non, autoriser ces prestations complémentaires ? Cela peut-il permettre d’éviter une casse moteur parce que le niveau d’huile n’a pas été fait, par exemple ? « En ce qui concerne la possibilité d’acheter de l’huile pour faire le niveau, c’est avant tout la responsabilité du conducteur qui est engagée. Il n’a pas obligation de faire l’entretien lui-même et nous lui conseillons de ne pas le faire ; en revanche, il a obligation de porter son véhicule dans un réseau d’entretien et de réparation lorsque cela est nécessaire afin qu’un professionnel intervienne sur le véhicule. Dans certains cas, un excès d’huile est plus dommageable qu’un manque d’huile. Il faut laisser l’entretien des véhicules entre les mains des professionnels » estime Bertrand Lamarche, directeur digital et innovation chez TraxallFrance. « Il faut insister sur les conditions d’entretien des véhicules mais rien n’empêche le collaborateur d’avoir accès à d’autres prestations » sourit Nicolas Chery, responsable des ventes téléphone de DKV France.

« Il s’agit avant tout d’un problème de communication sur les prestations. Il suffit de communiquer sur les opérations, comme le lavage, auxquelles le collaborateur peut accéder, et celles interdites. Tout dépend de ce qu’a défini l’entreprise lors de la signature de la carte. Celle-ci doit apparaître avant tout comme un outil de simplification du quotidien des collaborateurs, pas comme une contrainte pour eux » explique Blandine Ruty, directrice marketing réseau et cartes pétrolières chez Total. « Tout est effectivement lié au paramétrage de la carte, selon les souhaits des responsables de l’entreprise. Les fonctionnalités permettent alors, ou non, l’accès à des prestations complémentaires à l’enlèvement du carburant. Il convient néanmoins de mettre en place un code de bonnes pratiques » confirme Coraline Mourgues, responsable marketing à La Compagnie des Cartes Carburant – Carte Carburant Pro Intermarché. « Tous les clients de DKV peuvent avoir accès à ces prestations ; il suffit de les paramétrer » précise Nicolas Chery.


Quid des pleins en dehors des horaires ?

Faire son plein tard le soir ou le week-end pose-t-il un problème ? « Techniquement, cela ne pose aucun souci ; c’est du ressort du responsable de l’entreprise. Il va devoir prouver, le cas échéant, que ce plein de carburant est lié à un usage professionnel ce qui n’est pas toujours simple, surtout face à un contrôleur de l’Urssaf » explique Bertrand Lamarche, directeur digital et innovation chez Traxall France. « Il faut faire attention, dans la mesure où la carte carburant peut alors entrer dans le cadre des avantages en nature. Il faut qu’il y ait un accord entre l’entreprise et le collaborateur ; il faut faire la différentiation entre usage privé et usage professionnel. Les décalages entre quantités de carburant enlevées et kilométrages des véhicules sont un bon indicateur » rappelle Patrick Flamant, directeur commercial et marketing de la Compagnie de l’Arc Atlantique. « Nous paramétrons la carte carburant en fonction des demandes de l’entreprise ; cela peut concerner les horaires ou les jours d’enlèvement du carburant, les remontées d’informations concernant le kilométrage, la mise en place de plafonds… En cas de dépassement, des alertes sont envoyées à l’entreprise. Nous mettons à la disposition des responsables du parc de véhicules un outil de gestion qu’il peut paramétrer en fonction de ses besoins et attentes » conclut Blandine Ruty, directrice marketing réseau et cartes pétrolières chez Total.


Propos recueillis par Guillaume Geneste et Louis Daubin

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